La Guía Definitiva de la Resolución 1843 de 2025: El Antes y el Después de las Evaluaciones Médicas Ocupacionales en Colombia

Introducción

Las evaluaciones médicas ocupacionales solían ser un trámite más en el checklist de SST. Con la Resolución 1843 de 2025, se convierten en el pilar fundamental para prevenir enfermedades laborales y proteger legalmente a tu empresa. Esta guía te lleva paso a paso desde donde estás hoy hasta el cumplimiento total.
Si eres gerente general, jefe de Talento Humano, responsable de SST o administrativo, sabes que el miedo constante a multas, sanciones, pérdida de habilitación o demandas por incumplimiento normativo no te deja dormir tranquilo. La nueva Resolución 1843 de 2025 cambió completamente las reglas del juego en evaluaciones médicas ocupacionales, y muchas empresas aún no saben cómo adaptarse.
Esta guía cubre todos los cambios que trae la Resolución 1843 de 2025 para las evaluaciones médicas ocupacionales en Colombia. Te ayudará a pasar de la incertidumbre y el riesgo legal a tener un sistema completamente alineado con la nueva normatividad, protegiendo tanto a tus trabajadores como a tu empresa.

Al final de esta lectura, tendrás claridad total sobre qué cambió, cómo implementarlo y cómo evitar los errores que pueden costarte caro.

Por Qué Esto Importa Más Que Nunca

En un entorno donde las autoridades de trabajo intensifican las inspecciones y las multas por incumplimiento en SST pueden alcanzar hasta 500 SMMLV, tener claridad sobre las evaluaciones médicas ocupacionales no es opcional—es supervivencia empresarial.

Marco Central: Vista General de la Estructura

Esta guía está dividida en cinco partes clave que te llevarán de la confusión a la claridad total:

1. El panorama antes de la Resolución 1843 de 2025 (lo que funcionaba y lo que no)
2. Los cambios revolucionarios que trae la nueva resolución
3. Comparativo detallado antes vs después en formato tabla
4. Tu plan de acción paso a paso para implementar sin errores
5. Errores fatales que debes evitar y cómo METD te acompaña en el proceso

Usaremos la metáfora del ‘antes y después’ como hilo conductor para que veas claramente la transformación que necesitas hacer en tu empresa.

Profundización Sección por Sección

Antes de la Resolución 1843 de 2025: Cómo Funcionaban las Evaluaciones Médicas Ocupacionales

Antes de la Resolución 1843 de 2025, el sistema de evaluaciones médicas ocupacionales en Colombia funcionaba bajo un marco normativo que, aunque existía, tenía vacíos importantes que generaban confusión y riesgo legal para las empresas.

¿Qué era el sistema anterior?

Las empresas realizaban tres tipos básicos de exámenes: de ingreso, periódicos y de retiro. Sin embargo, la periodicidad no estaba claramente definida para todos los sectores, las responsabilidades entre empleador e IPS eran difusas, y la documentación requerida era insuficiente para una verdadera prevención.

Las debilidades que existían:

• Falta de periodicidad específica según el nivel de riesgo del cargo
• Responsabilidades poco claras entre empleador y prestador de servicios
• Documentación básica que no permitía seguimiento efectivo
• Integración deficiente con el Sistema de Gestión de SST
• Protección de datos limitada en historias clínicas ocupacionales

Procesos típicos incompletos:

Muchas empresas contrataban una IPS, realizaban los exámenes básicos y archivaban los resultados sin mayor análisis. El cumplimiento era superficial, generando una falsa sensación de seguridad pero manteniendo el riesgo legal real. No había seguimiento de recomendaciones médicas ni integración efectiva con las actividades de prevención.

Después de la Resolución 1843 de 2025: Los Cambios Clave que Debes Conocer

La Resolución 1843 de 2025 revoluciona completamente el panorama de las evaluaciones médicas ocupacionales en Colombia, estableciendo un marco mucho más robusto y específico.

Nuevos Tipos de Evaluaciones Médicas Ocupacionales y su Periodicidad

La nueva resolución establece periodicidades específicas según el nivel de riesgo:

• Riesgo I y II: Evaluaciones cada 3 años
• Riesgo III: Evaluaciones cada 2 años
• Riesgo IV y V: Evaluaciones anuales
• Exposiciones específicas: Periodicidad según el factor de riesgo

Responsabilidades del Empleador y del Prestador de Servicios de Salud

Responsabilidades del empleador:

• Garantizar que todos los trabajadores se sometan a las evaluaciones
• Proporcionar información completa sobre riesgos del cargo
• Implementar las recomendaciones médicas recibidas
• Mantener confidencialidad de la información médica

Responsabilidades de la IPS:

• Realizar evaluaciones con personal especializado
• Emitir conceptos de aptitud claros y fundamentados
• Generar recomendaciones específicas para el puesto de trabajo
• Mantener historias clínicas ocupacionales actualizadas

Exigencias sobre Confidencialidad, Historia Clínica y Protección de Datos

La Resolución 1843 de 2025 fortalece significativamente la protección de datos personales en las evaluaciones médicas ocupacionales:

• Consentimiento informado obligatorio del trabajador
• Separación clara entre información médica e información laboral
• Protocolos específicos para manejo de historias clínicas
• Restricciones sobre quién puede acceder a qué información

Requisitos de Documentación, Soportes y Reportes en SST

La nueva normativa exige documentación mucho más detallada:

• Registros de todas las evaluaciones realizadas
• Seguimiento de recomendaciones implementadas
• Indicadores de salud ocupacional por área
• Reportes periódicos integrados al SG-SST

Comparativo «Antes vs Después» de la Resolución 1843 de 2025

Cómo Cumplir Paso a Paso con la Resolución 1843 de 2025 en tu Empresa

Implementar la Resolución 1843 de 2025 requiere un enfoque estructurado. Aquí tienes tu checklist de implementación:

1. Diagnóstico del estado actual de evaluaciones médicas

• Audita todas las evaluaciones médicas existentes
• Identifica brechas con los nuevos requisitos
• Evalúa la capacidad de tu IPS actual

2. Actualización de contratos con IPS/servicios de salud ocupacional

• Revisa que tu IPS cumpla con los nuevos requisitos
• Actualiza contratos incluyendo las nuevas responsabilidades
• Establece indicadores de cumplimiento y calidad

3. Ajuste de protocolos, formatos y autorizaciones de los trabajadores

• Implementa nuevos consentimientos informados
• Actualiza protocolos de confidencialidad
• Establece procedimientos para manejo de recomendaciones

4. Integración de resultados médicos al SG-SST

• Conecta las evaluaciones con la matriz de riesgos
• Establece indicadores de salud ocupacional
• Crea reportes periódicos integrados

5. Seguimiento, indicadores y mejora continua

• Implementa sistema de seguimiento de recomendaciones
• Establece indicadores de efectividad
• Programa revisiones periódicas del sistema

Errores Comunes que Pueden Generar Sanciones (y Cómo Evitarlos)

Error #1: Creer que con el mismo contrato de IPS ya cumples

El problema: Muchas IPS aún no se han actualizado completamente a la Resolución 1843 de 2025. La solución: Audita a tu IPS actual y exige certificación de cumplimiento con la nueva normativa.

Error #2: No documentar adecuadamente las evaluaciones

El problema: Documentación básica que no permite seguimiento ni integración al SG-SST. La solución: Implementa un sistema de documentación robusto con seguimiento de recomendaciones.

Error #3: Ignorar los nuevos requisitos de confidencialidad

El problema: Manejo inadecuado de historias clínicas y datos personales. La solución: Establece protocolos estrictos de protección de datos y capacita a tu equipo.

Error #4: No establecer la periodicidad correcta

El problema: Aplicar la misma frecuencia a todos los cargos sin considerar el nivel de riesgo. La solución: Clasifica todos los cargos según riesgo y establece calendarios específicos.

Error #5: Fallar en el seguimiento de recomendaciones médicas

El problema: Recibir recomendaciones pero no implementarlas en el puesto de trabajo. La solución: Crea un sistema de seguimiento con responsables y fechas de cumplimiento.

Aplicación en el Mundo Real: Caso de Éxito

Industrias XYZ: De la Incertidumbre al Cumplimiento Total

Industrias XYZ, una empresa manufacturera de Medellín con 150 empleados, enfrentaba el desafío de adaptar sus evaluaciones médicas ocupacionales a la Resolución 1843 de 2025.

Situación inicial:

• Evaluaciones médicas básicas sin periodicidad clara
• Documentación dispersa y poco útil
• Falta de seguimiento a recomendaciones médicas
• Riesgo alto de sanciones en auditorías

Proceso de implementación con METD Consultores:

1. Diagnóstico completo del estado actual
2. Actualización de contratos con IPS especializada
3. Capacitación del equipo interno
4. Implementación de nuevos protocolos
5. Sistema de seguimiento y mejora continua

Resultados en 6 meses:

• Reducción del 40% en ausentismo por enfermedad laboral
• Cero observaciones en auditoría del Ministerio de Trabajo
• Mejora significativa en indicadores de bienestar laboral
• Sistema preventivo completamente alineado con la Resolución 1843 de 2025

En METD acompañamos a Industrias XYZ en su transición completa. Pasaron de tener un sistema reactivo a uno preventivo y totalmente alineado. El resultado: cero multas, trabajadores más sanos y una reputación empresarial fortalecida.

Inicio Rápido: Cómo Comenzar Hoy

Auditoría Express de 30 Minutos

Ejecuta una evaluación rápida de tu situación actual con estas preguntas clave:

Checklist inmediato:

• ¿Tienes la periodicidad correcta según el nivel de riesgo de cada cargo?
• ¿Tu IPS actual cumple con todos los requisitos de la Resolución 1843 de 2025?
• ¿Están las evaluaciones médicas integradas a tu SG-SST?
• ¿Tienes protocolos de confidencialidad actualizados?
• ¿Haces seguimiento efectivo a las recomendaciones médicas?

Ritual Mensual de Cumplimiento

Establece una revisión mensual de 15 minutos para:

• Verificar evaluaciones programadas vs realizadas
• Revisar seguimiento de recomendaciones pendientes
• Actualizar indicadores de salud ocupacional
• Identificar necesidades de capacitación

Acciones para Esta Semana

Listo para el lunes:

1. Solicita a tu IPS certificación de cumplimiento con la Resolución 1843 de 2025
2. Revisa los contratos vigentes y identifica cláusulas que necesitan actualización
3. Programa una reunión con tu equipo de SST para revisar esta guía
4. Contacta a METD Consultores para una asesoría inicial gratuita

Rol de METD Consultores en la Implementación de la Resolución 1843 de 2025

En METD Consultores entendemos que la Resolución 1843 de 2025 puede parecer abrumadora, pero con el acompañamiento correcto se convierte en tu ventaja competitiva.

Cómo te acompañamos:

Diagnóstico integral: Evaluamos tu situación actual y identificamos todas las brechas con la nueva normativa.

Actualización documental: Actualizamos contratos, protocolos y procedimientos para cumplir al 100% con la Resolución 1843 de 2025.

Articulación con IPS: Te conectamos con prestadores de servicios especializados y verificamos su cumplimiento normativo.

Capacitación especializada: Formamos a tu equipo interno para que puedan gestionar el sistema de forma autónoma.

Acompañamiento en auditorías: Te preparamos para inspecciones y te acompañamos durante el proceso.

Nuestro enfoque combina la experiencia técnica con un trato cercano y humano. Sabemos que detrás de cada empresa hay personas que buscan hacer las cosas bien, y estamos aquí para acompañarte en ese camino.

Preguntas Frecuentes sobre la Resolución 1843 de 2025

¿Es obligatoria la Resolución 1843 de 2025 para todas las empresas? Sí, aplica para todas las empresas en Colombia independientemente de su tamaño o sector. El cumplimiento es obligatorio desde su entrada en vigencia.

¿Quién debe pagar las evaluaciones médicas ocupacionales? El empleador debe asumir el 100% del costo de las evaluaciones médicas ocupacionales. No puede trasladar este costo al trabajador bajo ninguna circunstancia.

¿Qué pasa si un trabajador se niega a realizarse la evaluación médica? El empleador debe documentar la negativa por escrito y puede tomar medidas disciplinarias según el reglamento interno, incluyendo la terminación del contrato por justa causa.

¿Cómo se conservan las historias clínicas ocupacionales? Deben conservarse por mínimo 20 años después de terminada la relación laboral, con estrictos protocolos de confidencialidad y protección de datos.

¿Puede la misma IPS hacer todas las evaluaciones? Sí, siempre que cuente con el personal especializado y la habilitación para todos los tipos de evaluaciones requeridas según los riesgos de la empresa.

¿Qué indicadores debo medir para verificar cumplimiento? Cobertura de evaluaciones, oportunidad en la realización, seguimiento de recomendaciones, y reducción de ausentismo por enfermedad laboral.

¿Cuánto tiempo tengo para implementar todos los cambios? La Resolución 1843 de 2025 ya está vigente, por lo que la implementación debe ser inmediata. Sin embargo, puedes hacer una transición gradual priorizando los aspectos de mayor riesgo.

Conclusión: Tu Próximo Paso Hacia el Cumplimiento Total

Esta guía no está diseñada para ser solo leída—está diseñada para ser implementada. La Resolución 1843 de 2025 puede parecer compleja, pero con el plan correcto y el acompañamiento adecuado, se convierte en tu ventaja competitiva.

Pasar del miedo al incumplimiento a la tranquilidad del cumplimiento total de la Resolución 1843 de 2025 no solo protege tu empresa de sanciones—protege la salud de tu equipo y fortalece tu reputación empresarial.

La prevención salva vidas, pero también salva empresas, reputaciones y sueños. En METD Consultores estamos aquí para acompañarte en cada paso de esta transformación. Tu empresa y tus trabajadores se lo merecen.

¿Listo para dar el siguiente paso?

Contacta a METD Consultores hoy mismo para una asesoría inicial gratuita. Evaluaremos tu situación actual y te daremos un plan personalizado para implementar la Resolución 1843 de 2025 sin errores ni sorpresas. 👉 Aquí

Porque cuando se trata de la salud de tu equipo y la protección legal de tu empresa, no hay espacio para la improvisación.

Texto completo de la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo