1. Identificación del responsable

Razón social: METD Consultores S.A.S.

NIT: 901.602.966-1.

Domicilio: Calle 16A Sur #48B-38, Oficina Anexa, primer piso, Medellín, Antioquia, Colombia.

Área responsable: Gerencia.

Correo electrónico: contacto@metd.com.co

Teléfono: 310 430 4872.

2. Objetivo y alcance

Esta política establece los criterios aplicados por METD Consultores S.A.S. para el tratamiento de datos personales de prospectos, clientes, trabajadores, candidatos, contratistas, proveedores, aliados, representantes de empresas, usuarios del sitio web y demás personas naturales con las que tenga relación.

También se aplica a la información personal recibida durante la prestación de servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, gestión humana, medicina laboral, riesgo psicosocial, consultoría, auditoría, capacitación y demás actividades desarrolladas por la empresa.

3. Marco normativo

Esta política se adopta principalmente con fundamento en:

• El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012 , por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 , Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen o complementen el régimen colombiano de protección de datos personales.

4. Definiciones principales

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse con una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos relativos a la salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas, origen racial o étnico y vida sexual.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, consulta, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

5. Principios aplicables

METD Consultores S.A.S. tratará los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad y temporalidad.

La información será utilizada únicamente para finalidades legítimas, informadas al titular y relacionadas con las actividades autorizadas.

6. Datos personales que podemos tratar

De acuerdo con la relación existente, METD Consultores podrá tratar:

• Datos de identificación y contacto.
• Nombre, documento de identidad, cargo y empresa.
• Correo electrónico, teléfono, WhatsApp y dirección.
• Ciudad, municipio, departamento y ubicación de las sedes empresariales.
• Información laboral, profesional, académica y contractual.
• Datos necesarios para preparar cotizaciones y propuestas.
• Información sobre el tamaño, actividad económica y nivel de riesgo de una empresa.
• Registros de solicitudes, comunicaciones, cotizaciones y seguimiento comercial.
• Datos técnicos de navegación, como dirección IP, fecha de acceso, dispositivo, navegador, páginas consultadas y fuente de origen.
• Información necesaria para ejecutar servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, gestión humana, medicina laboral y riesgo psicosocial.
• Datos financieros, tributarios y de facturación cuando exista una relación comercial o contractual.
• Fotografías, videos, grabaciones o testimonios cuando exista autorización o una finalidad legítima aplicable.

7. Finalidades del tratamiento

7.1. Prospectos y contactos empresariales

• Recibir, registrar y analizar solicitudes de información.
• Comprender la necesidad de la empresa interesada.
• Preparar y enviar cotizaciones o propuestas comerciales.
• Realizar contacto por correo, teléfono, WhatsApp u otro canal autorizado.
• Registrar el historial de comunicaciones y seguimiento.
• Evitar duplicados y mantener actualizada la base comercial.
• Atender preguntas, solicitudes, quejas o reclamos.

7.2. Clientes

• Gestionar la relación contractual y la prestación del servicio.
• Programar actividades, reuniones, visitas, capacitaciones y entregas.
• Elaborar informes, soportes y documentos asociados al servicio.
• Gestionar facturación, pagos, cartera y obligaciones contables.
• Cumplir obligaciones legales, laborales, tributarias y contractuales.
• Evaluar la calidad del servicio y atender solicitudes posteriores.

7.3. Trabajadores, candidatos y contratistas

• Gestionar procesos de selección y contratación.
• Verificar información académica, laboral y profesional.
• Administrar la relación laboral o contractual.
• Cumplir obligaciones relacionadas con seguridad social y SG-SST.
• Gestionar capacitaciones, evaluaciones, pagos y documentación.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

7.4. Proveedores, aliados y terceros

• Evaluar, contratar y gestionar proveedores o aliados.
• Coordinar la prestación de servicios y verificar entregables.
• Gestionar pagos, facturación y obligaciones contractuales.
• Mantener comunicaciones administrativas y comerciales.
• Cumplir deberes legales y de debida diligencia.

7.5. Usuarios del sitio web

• Permitir el funcionamiento técnico y la seguridad del sitio.
• Prevenir fraude, abuso, spam y accesos no autorizados.
• Analizar el desempeño y mejorar la navegación.
• Conocer de forma agregada el uso de páginas y contenidos.
• Atender solicitudes enviadas mediante formularios digitales.

8. Comunicaciones informativas y comerciales

METD Consultores podrá enviar información comercial, novedades normativas, alertas, invitaciones, contenidos educativos y comunicaciones sobre sus servicios únicamente cuando el titular haya otorgado una autorización específica para esta finalidad o exista otra base legal aplicable.

La autorización para recibir publicidad será independiente de la autorización necesaria para atender una solicitud o preparar una cotización. Negarse a recibir comunicaciones comerciales no impedirá que METD atienda el requerimiento principal del titular.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir estas comunicaciones escribiendo a contacto@metd.com.co.

9. Tratamiento de datos sensibles

Debido a la naturaleza de algunos servicios, METD Consultores podría tratar información sensible, especialmente datos relacionados con salud, condiciones laborales, evaluaciones médicas ocupacionales, factores de riesgo psicosocial, accidentes, enfermedades laborales, restricciones, recomendaciones médicas u otras condiciones protegidas por la ley.

Estos datos serán tratados únicamente por personas autorizadas, bajo deberes reforzados de confidencialidad y conforme a la normativa aplicable en materia laboral, médica, de Seguridad y Salud en el Trabajo y protección de datos.

Los formularios generales del sitio web no están diseñados para recibir historias clínicas, diagnósticos, resultados médicos ni información individual de salud de los trabajadores. Los usuarios deben evitar incluir esta información en los campos abiertos de mensaje.

10. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los servicios y formularios generales de METD Consultores están dirigidos a personas adultas y empresas. La empresa no busca recolectar deliberadamente información de menores mediante el sitio web.

Cuando el tratamiento de datos de niños, niñas o adolescentes resulte estrictamente necesario y legalmente procedente, se protegerá su interés superior, se respetarán sus derechos fundamentales y se obtendrá la autorización correspondiente de su representante legal, cuando aplique.

11. Autorización y prueba del consentimiento

METD Consultores solicitará autorización previa, expresa e informada antes de tratar datos personales, salvo las excepciones establecidas por la ley.

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Casillas de aceptación en formularios digitales.
• Documentos físicos o electrónicos.
• Mensajes de correo electrónico o comunicaciones verificables.
• Contratos, formatos de vinculación o consentimientos informados.
• Conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular autorizó el tratamiento.

El silencio del titular no será interpretado como autorización. METD conservará prueba de las autorizaciones obtenidas cuando la ley lo exija.

12. Encargados y proveedores autorizados

METD Consultores podrá apoyarse en proveedores tecnológicos, profesionales, consultores, contratistas y otros encargados para ejecutar actividades relacionadas con alojamiento, almacenamiento, comunicaciones, soporte, seguridad, analítica, gestión documental, administración comercial, facturación y prestación de servicios.

Estos terceros deberán tratar la información únicamente conforme a las instrucciones de METD Consultores, aplicar medidas de seguridad y mantener la confidencialidad correspondiente.

METD Consultores no vende ni comercializa bases de datos personales.

13. Transmisión y transferencia de datos

Para el desarrollo de sus actividades, METD Consultores podrá transmitir datos personales a proveedores que actúen como encargados del tratamiento dentro o fuera de Colombia.

Cuando corresponda, estas operaciones estarán respaldadas por las condiciones contractuales, medidas de seguridad y demás requisitos establecidos en la normativa colombiana.

Si la información es entregada a un tercero que decida autónomamente sobre sus finalidades y actúe como otro responsable, METD aplicará las reglas legales correspondientes a la transferencia de datos personales.

14. Seguridad y confidencialidad

METD Consultores adopta medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para proteger la información frente a pérdida, consulta, uso, alteración, acceso, circulación o divulgación no autorizada.

Estas medidas pueden incluir:

• Control de usuarios y permisos.
• Restricción del acceso según responsabilidades.
• Uso de credenciales y mecanismos de autenticación.
• Copias de respaldo y controles de recuperación.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Revisión y depuración periódica de bases de datos.
• Medidas de prevención contra spam, fraude y accesos automatizados.

Aunque METD aplica medidas de protección, ningún sistema de almacenamiento o transmisión digital puede considerarse absolutamente invulnerable.

15. Conservación y eliminación de la información

Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables, fiscales o históricas aplicables.

Si una solicitud comercial no genera una relación contractual, los datos del prospecto podrán conservarse durante un máximo de doce meses contados desde la última comunicación. Cumplido ese plazo, serán eliminados o anonimizados, salvo que exista una obligación legal, contractual o una autorización vigente que justifique su conservación.

Los datos de clientes, trabajadores, contratistas y proveedores se conservarán durante los plazos exigidos por las normas aplicables y mientras puedan ser necesarios para atender obligaciones o responsabilidades derivadas de la relación.

16. Derechos de los titulares

Los titulares podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento.
• Solicitar la corrección de información incompleta, inexacta o desactualizada.
• Solicitar la supresión de los datos cuando resulte procedente.
• Revocar la autorización en los casos permitidos por la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante METD Consultores.
• Abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes cuando no exista obligación legal.

17. Procedimiento para consultas

El titular, sus causahabientes, representantes o personas autorizadas podrán consultar la información personal tratada por METD Consultores.

La solicitud deberá enviarse a contacto@metd.com.co e incluir:

• Nombre completo del titular.
• Número de identificación.
• Datos de contacto para recibir la respuesta.
• Descripción clara de la información solicitada.
• Documentos que acrediten la representación o autorización, cuando aplique.

La consulta será atendida dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese plazo, se informará la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

18. Procedimiento para reclamos

Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o eliminada, o advierta un posible incumplimiento, podrá presentar un reclamo a contacto@metd.com.co.

El reclamo deberá contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que originan el reclamo.
• Dirección o canal para recibir la respuesta.
• Documentos o evidencias que se quieran hacer valer.
• Petición concreta de corrección, actualización, revocatoria o supresión.

Si el reclamo está incompleto, METD solicitará su corrección dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción. Si transcurren dos meses desde la solicitud de corrección sin que el interesado aporte la información, se entenderá que desistió del reclamo.

Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base correspondiente la anotación “reclamo en trámite” y el motivo, dentro del plazo legal aplicable.

El reclamo será atendido dentro de los quince días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder en ese término, se informará la razón y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

19. Revocatoria y supresión

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando resulte legalmente procedente.

La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, cuando sea necesaria para la formulación o defensa de reclamaciones, o cuando exista otra causa legítima permitida por la ley.

20. Cookies y datos de navegación

El sitio web puede utilizar cookies necesarias, funcionales, analíticas o de medición para operar correctamente, recordar preferencias, proteger los formularios, analizar el uso del sitio y mejorar la experiencia de navegación.

Las cookies que no sean estrictamente necesarias se gestionarán conforme a las preferencias expresadas por el usuario mediante el mecanismo de configuración disponible en el sitio.

El usuario también puede administrar o eliminar cookies desde la configuración de su navegador. Algunas funciones del sitio podrían verse limitadas si se bloquean determinadas cookies.

21. Enlaces y servicios de terceros

El sitio puede contener enlaces a páginas, servicios o plataformas administradas por terceros. Cuando el usuario abandona el sitio de METD, el tratamiento de información realizado por esos terceros se rige por sus propias políticas.

METD Consultores no controla ni asume responsabilidad por las prácticas de privacidad de sitios externos independientes.

22. Modificaciones de la política

METD Consultores podrá modificar esta política para adaptarla a cambios normativos, operativos, tecnológicos o relacionados con sus servicios.

Los cambios serán publicados en esta página con la fecha correspondiente. Cuando una modificación sustancial afecte las finalidades autorizadas, se informará al titular y se solicitará una nueva autorización cuando legalmente resulte necesario.

23. Vigencia

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras METD Consultores S.A.S. realice tratamiento de datos personales.

Las bases de datos tendrán una vigencia asociada con las finalidades para las cuales fueron creadas y con las obligaciones legales o contractuales aplicables.