El Decreto 1040 de 2026 exige a las empresas revisar más que el SG-SST. Según corresponda, la actualización alcanza la política, el protocolo, el Reglamento Interno de Trabajo, los contratos y otras formas de vinculación, las rutas de atención, las medidas de protección, la capacitación y la coordinación entre Gestión Humana, convivencia y SG-SST.
El decreto fue expedido el 5 de agosto de 2026, publicado en el Diario Oficial 53.580 del 6 de agosto de 2026 y dispone que rige a partir de su publicación. Además, adicionó al Decreto 1072 de 2015 un nuevo Capítulo 8 sobre garantías frente al acoso y la violencia, la violencia basada en género y la discriminación en el ámbito laboral.
¿Qué es el Decreto 1040 de 2026 y qué cambia para las empresas?
El Decreto 1040 de 2026 desarrolla disposiciones de las leyes 1010 de 2006, 2365 de 2024, 1257 de 2008, 248 de 1995, 2466 de 2025 y 2528 de 2025. Su objeto es proteger el trabajo digno y decente frente a situaciones de acoso, violencia basada en género y discriminación, aplicando enfoques diferencial, interseccional y de género.
Entre otras medidas, establece la implementación y socialización de una política y un protocolo, la actualización de reglamentos y contratos, acciones preventivas, rutas de atención, medidas de protección y deberes frente a las investigaciones.
Esto es especialmente relevante porque el Decreto 1040 no opera de manera aislada. Reglamenta parcialmente disposiciones de la Ley 2466 de 2025 la Reforma Laboral, que incorporó entre sus principios la igualdad de género y la erradicación de formas de discriminación o violencia en el trabajo.
El marco también se relaciona con la Ley 2528 de 2025 mediante la cual Colombia aprobó el Convenio 190 de la Organización Internacional del Trabajo sobre violencia y acoso en el mundo del trabajo.
¿A quién aplica el Decreto 1040 de 2026?
Su alcance es amplio. El decreto dispone su aplicación en los sectores público y privado, en la economía formal e informal, en zonas urbanas y rurales, en espacios físicos o virtuales y en ámbitos de formación para el trabajo.
La protección comprende, entre otros, a trabajadores asalariados, personas que trabajan cualquiera que sea su situación contractual, personas en formación como aprendices, practicantes y pasantes, personas voluntarias, despedidas, en búsqueda de empleo o postulantes a un empleo y quienes ejercen funciones o responsabilidades propias de un empleador.
Para una organización, esta amplitud importa al diseñar los canales y documentos: una ruta pensada exclusivamente para trabajadores con contrato laboral puede resultar insuficiente frente al universo de personas protegido por la regulación.
Acoso, violencia, violencia basada en género y discriminación no deben tratarse como si fueran lo mismo
Una actualización empresarial adecuada debe evitar meter todas las situaciones dentro de una única categoría. El Decreto 1040 contiene definiciones y reglas diferenciadas que influyen en la forma de prevenir y atender cada caso.
Acoso y violencia
El decreto los define a partir de comportamientos y prácticas inaceptables, o amenazas de estos, en el mundo del trabajo, que pueden manifestarse una sola vez o repetidamente y estar encaminados, entre otros efectos, a generar miedo, intimidación, angustia o perjuicio laboral.
Violencia basada en género
Se relaciona con acciones, omisiones, comportamientos o prácticas basadas en género que pueden ocasionar daños físicos, psicológicos, sexuales, económicos o patrimoniales y que también pueden manifestarse una sola vez o repetidamente.
Discriminación
Se relaciona con conductas de hostigamiento, odio o exclusión dirigidas a impedir, restringir o menoscabar derechos en el ámbito laboral por motivos como raza, nacionalidad, sexo, orientación sexual, identidad o expresión de género, religión o ideología política, entre otros.
¿Una sola conducta puede ser relevante?
Sí. El Decreto 1040 contempla expresamente que determinadas situaciones de acoso y violencia o de violencia basada en género pueden manifestarse una sola vez o de manera repetida.
Esto requiere una precisión importante. La Ley 1010 de 2006
mantiene su propio marco jurídico para el acoso laboral. Por eso, no sería correcto convertir la regla del Decreto 1040 en la afirmación general de que cualquier conflicto o cualquier conducta aislada constituye automáticamente acoso laboral. La naturaleza del hecho, la norma aplicable, el contexto y las circunstancias concretas deben analizarse antes de determinar su calificación jurídica.
En materia de acoso sexual existe además un régimen específico. La Ley 2365 de 2024 establece medidas de prevención, protección y atención frente al acoso sexual en el contexto laboral y contempla que la conducta pueda ocurrir una o varias veces.
La consecuencia empresarial es clara: la ruta interna no debería descartar automáticamente un reporte únicamente porque describe un solo episodio, pero recibir una queja tampoco equivale a declarar probada la responsabilidad de una persona.
No se trata simplemente de cambiar el nombre de una política anterior.
La norma exige que su construcción sea participativa con las personas trabajadoras y sindicatos e incorpore los enfoques de género, diferencial e interseccional. También establece contenidos mínimos relacionados con dignidad humana, igualdad, equidad de género, respeto, confidencialidad, no revictimización y debida diligencia.
La política debe contemplar además:
- una declaración institucional de cero tolerancia frente al acoso, la violencia y la discriminación;
- derechos y deberes de empleadores, trabajadores, contratistas y terceros vinculados;
- acciones preventivas y de promoción;
- mecanismos de evaluación y seguimiento, con indicadores, responsables y frecuencia de reporte;
- articulación con el SG-SST, el Comité de Convivencia Laboral y las instancias existentes para atender acoso sexual y violencias de género.
La revisión práctica consiste entonces en comparar la política vigente de la empresa con esos contenidos mínimos y determinar qué falta, qué está desactualizado y qué procesos internos deben conectarse con ella.
¿Qué debe contener el protocolo?
El Decreto 1040 describe el protocolo como el instrumento que desarrolla mecanismos, rutas y procedimientos para detección, denuncia, atención, investigación, protección y seguimiento.
Entre sus contenidos mínimos se encuentran la ruta de atención integral; canales seguros y confidenciales; responsables y funciones; medidas de protección; debida diligencia durante la investigación; acciones preventivas y correctivas; difusión y capacitación; recopilación y reporte estadístico respetando la protección de datos y el anonimato; y articulación con las autoridades competentes según la naturaleza del caso.
Una empresa debería comprobar que su protocolo responde, al menos, estas preguntas:
¿dónde se presenta una queja?, ¿quién la recibe?, ¿cómo se registra?, ¿quién puede conocer la información?, ¿qué instancia interviene según el caso?, ¿cómo se valoran medidas inmediatas de protección?, ¿cómo se preserva la confidencialidad?, ¿cuándo corresponde activar una ruta externa? y ¿cómo se documenta el seguimiento y cierre?
Un protocolo que existe en papel pero no identifica responsables, canales y decisiones concretas difícilmente cumple su función operativa.
El Decreto 1040 dispone que tanto la política como el protocolo deben ser publicados, socializados y conocidos por las personas independientemente de su vínculo laboral, y exige garantizar espacios de formación y actualización anualmente.
Para la empresa esto genera dos planos de trabajo.
1. Plano documental
Tener la política y el protocolo actualizados, coherentes entre sí y alineados con las exigencias aplicables.
2. Plano probatorio y operativo
Poder demostrar que fueron comunicados y que las personas saben cómo utilizarlos, a quién acudir y qué rutas están disponibles.
Por eso conviene conservar evidencias verificables de publicación, inducciones, reinducciones, capacitaciones, comunicaciones internas y demás mecanismos utilizados para que trabajadores y otras personas cubiertas conozcan la política, los canales y las rutas.
El Reglamento Interno de Trabajo y los contratos también deben revisarse
El artículo 2.2.1.8.2.2 incorporado al Decreto 1072 establece expresamente la obligación de actualizar reglamentos y contratos.
Los empleadores públicos o privados deben incorporar en sus reglamentos internos las disposiciones correspondientes y, además, informar en el Reglamento Interno de Trabajo, los contratos de trabajo y otras formas de vinculación sobre la existencia y vinculatoriedad de la política y del protocolo de prevención, atención y sanción del acoso y la violencia, la violencia basada en género y la discriminación.
En la práctica deberían revisarse conjuntamente:
Reglamento Interno de Trabajo
Comprobar que sus disposiciones, procedimientos y remisiones sean coherentes con el nuevo marco y no envíen a una ruta incompatible.
Modelos de contratos laborales
Verificar cómo se informa la existencia y vinculatoriedad de la política y el protocolo.
Otras formas de vinculación
Revisar los documentos utilizados con contratistas u otras personas cubiertas para determinar cómo debe incorporarse la información correspondiente según su naturaleza jurídica.
Esto no significa copiar todo el decreto dentro de cada contrato. Significa que la arquitectura documental de la organización debe ser coherente y permitir que las personas sepan qué instrumentos existen y cómo acceder a ellos.
Las rutas internas deben distinguir prevención, atención, protección e investigación
Uno de los principales riesgos al actualizar documentos es diseñar una única ruta para cualquier situación.
El Decreto 1040 diferencia funciones de prevención, atención, protección e investigación. Además, las competencias internas y externas pueden cambiar según la naturaleza de los hechos.
Las quejas pueden presentarse por mecanismos electrónicos, físicos o verbales en los que puedan identificarse las circunstancias de tiempo, modo y lugar. La norma señala que no es necesario presentar previamente una denuncia penal o una queja disciplinaria para utilizar estos mecanismos. Cuando la presentación sea verbal, debe garantizarse su registro.
En violencia basada en género existe, además, un derecho de no confrontación y no conciliación: la víctima no debe ser sometida a confrontación con el presunto agresor dentro del procedimiento y puede solicitar medidas dirigidas a evitar la interacción.
Por eso, la empresa debe comprobar que su protocolo no obligue automáticamente a todas las personas a recorrer la misma secuencia ni convierta la conciliación o confrontación en requisito universal.
Además, debe quedar claro que quien recibe, quien orienta, quien protege, quien investiga y quien decide pueden ser personas o instancias diferentes, dependiendo de la naturaleza de los hechos y del régimen aplicable.
¿Qué medidas de protección debe contemplar la organización?
El Decreto 1040 establece que empleadores y entidades contratantes deben adoptar medidas necesarias para salvaguardar los derechos de las víctimas. Estas pueden ser organizativas, físicas, contractuales, pedagógicas o psicosociales y deben responder proporcionalmente a las circunstancias del caso, con participación y consentimiento informado de la persona afectada.
Entre las medidas contempladas aparecen la evaluación rápida y confidencial desde la manifestación del hecho o solicitud, adecuación de entornos laborales, evitar contacto con la persona denunciada, garantizar condiciones seguras de permanencia, ajustes de turnos o jornadas, posibilidad de teletrabajo, redistribución de tareas, ajustes de supervisión o funciones y articulación con autoridades cuando corresponda.
La norma también exige seguimiento periódico a las medidas para evaluar su efectividad y eventual necesidad de ajuste.
Aquí es fundamental separar protección de determinación de responsabilidad. Adoptar una medida inmediata para proteger a una persona no significa, por sí mismo, haber declarado responsable a la persona denunciada. La investigación debe respetar el debido proceso, la imparcialidad y las competencias correspondientes.
¿Qué relación tiene el Decreto 1040 con Gestión Humana?
Gestión Humana ocupa una posición transversal porque muchos de los documentos y decisiones afectados pasan por esta área: Reglamento Interno de Trabajo, contratación, inducción, capacitación, relaciones laborales, canales internos, documentación de casos y medidas organizativas.
Además, el propio Decreto 1040 contempla capacitación y sensibilización para la Dirección, oficinas de Talento Humano o quien haga sus veces, oficinas de Control Interno, Comités de Convivencia Laboral e instancias de atención de violencias y discriminación.
Esto implica que Gestión Humana no debería trabajar la actualización aisladamente. Debe existir coordinación con quienes administran el SG-SST, convivencia laboral, asesoría jurídica o disciplinaria y las demás instancias que correspondan según la estructura de la organización.
¿Qué relación real existe con el SG-SST?
El SG-SST forma parte de la respuesta, pero actualizar únicamente el SG-SST no basta para cumplir el Decreto 1040.
El decreto exige expresamente que la política se articule con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Además, ante situaciones comprendidas por la norma dispone adoptar acciones dentro del SG-SST para valorar el riesgo psicosocial asociado al caso e implementar medidas de intervención que contribuyan a la estabilización emocional y laboral de la persona denunciante.
También contempla solicitar a través de la ARL atención emocional y psicológica mediante los canales de intervención psicosocial o soporte en crisis disponibles.
Para entender cómo se integra esta gestión dentro del sistema, puede consultarse el servicio SG-SST para empresas de METD Consultores donde se desarrolla la gestión de riesgos, documentación, capacitación y seguimiento como componentes del sistema.
Pero el Decreto 1040 excede el ámbito exclusivo del SG-SST: toca contratación, Reglamento Interno, canales de denuncia, investigación, protección, Gestión Humana y otras competencias empresariales. Por eso no debería trasladarse toda la responsabilidad al responsable de SST.
¿Qué papel tiene el Comité de Convivencia Laboral?
El Comité de Convivencia Laboral forma parte de la articulación prevista por el Decreto 1040, pero no debe convertirse automáticamente en investigador, autoridad disciplinaria o instancia sancionadora para todos los casos.
El decreto señala que la activación de las rutas internas procede cuando el Comité de Convivencia o la instancia designada para conocer casos de violencia basada en género y discriminación tenga conocimiento del caso, de acuerdo con los procedimientos internos. También exige que la política se articule con el Comité y con otras instancias existentes.
La clave está precisamente en distinguir la naturaleza de cada situación y las competencias de cada actor.
METD ya cuenta con una guía específica sobre la Resolución 3461 de 2025 y el Comité de Convivencia Laboral
que permite profundizar en las funciones preventivas y de gestión que corresponden a esta instancia.
El protocolo empresarial debería indicar con precisión quién recibe, quién orienta, quién protege, quién investiga y quién decide, sin atribuir automáticamente todas esas competencias al Comité.
Qué debe revisar una empresa con el Decreto 1040 de 2026
La mejor forma de aplicar el decreto es convertir cada obligación en un punto concreto de revisión documental y operativa.
| Componente | Qué debería revisar la empresa |
|---|---|
| Política | Existencia, contenidos mínimos, enfoques aplicables, construcción participativa, responsabilidades, seguimiento y articulación interna. |
| Protocolo | Ruta integral, canales seguros y confidenciales, responsables, investigación, protección, seguimiento, cierre y articulación externa. |
| Reglamento Interno de Trabajo | Incorporación de las disposiciones aplicables y referencia clara a la existencia y vinculatoriedad de política y protocolo. |
| Contratos y otras vinculaciones | Forma en que se informa sobre la existencia y vinculatoriedad de política y protocolo. |
| Rutas de atención | Que distingan la naturaleza del caso y no impongan una única ruta, confrontación o conciliación a todas las situaciones. |
| Canales de queja | Accesibilidad física, electrónica y verbal; confidencialidad; registro y responsables. |
| Capacitación | Formación y actualización anual y sensibilización de Dirección, Gestión Humana, convivencia y demás responsables. |
| Documentación de casos | Recepción, registro, acceso restringido, trazabilidad, protección de datos, actuaciones y seguimiento. |
| Medidas de protección | Criterios para valoración rápida, medidas inmediatas, consentimiento informado, seguimiento y protección frente a represalias. |
| SG-SST | Articulación de la política, valoración del riesgo psicosocial, medidas de intervención y coordinación con la ARL. |
| Comité de Convivencia | Funciones reales y límites frente a otras instancias de atención, investigación o decisión. |
| Socialización | Evidencias de publicación, inducción, reinducción, capacitación y conocimiento efectivo de política y protocolo. |
Esta matriz no sustituye la revisión jurídica de situaciones particulares. Su función es ayudar a identificar dónde puede existir una brecha entre la norma y la documentación actual de la organización.
¿Qué debería hacer una empresa ahora?
La implementación puede comenzar con una revisión dirigida, en lugar de modificar documentos aisladamente.
- Levantar un inventario de la política vigente, protocolo, Reglamento Interno, modelos contractuales, canales de denuncia, rutas, formatos, capacitaciones y documentos del SG-SST relacionados.
- Contrastar la política y el protocolo con los contenidos mínimos del Decreto 1040, identificando vacíos y contradicciones.
- Mapear responsables y competencias: Gestión Humana, SG-SST, Comité de Convivencia, instancias de género o discriminación, asesoría jurídica y responsables disciplinarios cuando correspondan.
- Revisar las rutas por tipo de situación, evitando que acoso laboral, acoso sexual, violencia basada en género y discriminación sean tratados automáticamente como un único procedimiento.
- Actualizar Reglamento Interno, contratos y demás formas de vinculación en los aspectos exigidos por la norma.
- Verificar canales y medidas de protección, incluida la capacidad de recibir reportes físicos, electrónicos o verbales y conservar un registro seguro.
- Programar y documentar la socialización y formación anual, conservando evidencia de su ejecución.
- Revisar la articulación con el SG-SST y la ARL, especialmente frente a riesgo psicosocial, atención emocional y medidas de intervención.
- Definir controles documentales y de protección de datos para evitar que la trazabilidad de un caso termine vulnerando la intimidad o confidencialidad de las personas involucradas.
- Escalar a revisión jurídica los asuntos que impliquen investigación, sanción, terminación contractual, conflicto de competencias o decisiones individuales sensibles.
El Decreto 1040 también debe entenderse dentro de un marco regulatorio más amplio. La Reforma Laboral de 2025 sirve como contexto para varios de los cambios laborales que el decreto reglamenta.
Y cuando una organización evalúe su preparación frente a actuaciones de la autoridad laboral, puede complementar la revisión con el análisis de METD sobre el Decreto 720 de 2026 y las medidas preventivas de inspección laboral
Tener un protocolo no reemplaza su aplicación
La actualización documental es necesaria, pero el cumplimiento no se demuestra únicamente mostrando archivos.
Una política debe conocerse. Un canal debe poder utilizarse. Una queja debe poder registrarse. Una medida de protección debe tener responsables. Una capacitación debe dejar evidencia. Y las diferentes áreas deben saber hasta dónde llegan sus competencias.
Esa trazabilidad es especialmente importante porque el Decreto 1040 contempla vigilancia y actuaciones de las autoridades competentes frente al cumplimiento de las obligaciones previstas en la regulación.
Tener un protocolo, por sí solo, no garantiza cumplimiento ni protege automáticamente a la empresa frente a sanciones. Lo relevante es que la documentación corresponda con la operación y que las actuaciones respeten el marco jurídico aplicable en cada caso.
Antes de dar por terminada la actualización, verifica:
- Política y protocolo actualizados.
- Reglamento Interno de Trabajo y contratos revisados.
- Responsables y rutas claramente definidos.
- Evidencias de socialización y capacitación.
- Articulación entre Gestión Humana, SG-SST y convivencia.
¿No sabes por dónde empezar la revisión?
Identifica primero dónde están las brechas.
METD Consultores puede acompañar la revisión técnica y documental del SG-SST y de los procesos empresariales relacionados, identificando los puntos que requieren actualización y aquellos que necesitan validación jurídica especializada.
Este contenido es informativo y educativo. No sustituye asesoría jurídica individual ni la valoración particular de una denuncia, investigación, medida disciplinaria, terminación contractual o determinación de responsabilidad.
